هیئت کوهنوردی استان زنجان با توجه به برگزاری اولین دوره مسابقات بین المللی سنگنوردی فجر به میزبانی زنجان در راستای برنامه ریزی و هماهنگی هرچه بهتر این مسابقات  یک جلسه اولیه با استاندار محترم و ورزش دوست استان بر گزار و متعاقبا كميته اي تشكيل  و با دعوت از معاونت سیاسی امنیتی استاندار مقرر گردید کلیه دوایر دولتی همکاری همه جانبه را در اجرای مسابقات داشته باشند و کلیه امکانات مورد نیاز  استان در اختیار این رویداد ورزشی قرار گیرد .

در آخرین جلسه هماهنگی بین فدراسیون کوهنوردی و تربیت بدنی استان زنجان و هیئت کوهنوردی در دفتر جناب آقای رحمانی مقرر گردید بر حسب شرح وظایف و تفاهم نامه ای که به امضا طرفین رسیده بو اقدامات لازم انجام پذیرد لازم به توضیح است اکثر اقدامات و هماهنگی ها توسط هیئت وکوهنوردی و اداره ورزش و جوانان استان زنجان انجام گرفته است